2018年からフルリモート・テレワークを実現している不動産会社の社内体制・ツールを公開

こんにちは。株式会社グラウンドの鈴木です。

弊社は2019年12月より4人になりました(鈴木を含む)。それに伴い、社内体制・使用しているツールを若干変更しました。今回はグラウンドの社内の体制・使用しているツールについて書いてみます。

弊社、こんな社内体制で、こんなツールを使って普段業務をしています。

社内業務の完全分業化

まずは社内体制。

グラウンドは業務を完全分業化しています。僕を入れて4人いますが、業務内容は全員ちがいます。

例えばお客様への対応は、一般的な不動産会社とはまったくちがい、『お客様⇔各営業マン』の個別の対応ではありません。

一般的に不動産仲介会社は、『1人のお客様 ⇔ 1人の営業マン』が最初から最後まで対応しますが、グラウンドでは『1人のお客様 ⇔ 会社全体』で対応しています。

会社全体で対応、というのは具体的にはどのように対応しているかというと、一般的に1人の不動産営業マンがする業務を、4段階で分業しています。次の4つに分けています。

  1. 集客
  2. 問い合わせ対応
  3. 案内・書類作成
  4. 売買契約・住宅ローン手続き・決済(お引き渡し)

業務を分解して、それぞれのパートで各ジャンルのエキスパートが担当・連携している、と言うイメージです。

この1年6ヶ月この体制でやっています。そこで感じたメリット・デメリットです。

メリット

  • 各営業マン個別の対応ではないので、会社全体で業務をチェックできる(ミス・放置がなくなる)
  • それぞれがそれぞれに対してフィードバック・改善要求があり、その結果、会社全体の業務改善につながりやすい
  • 適材適所で仕事ができる。得意なことでそれぞれ貢献できる。

デメリット

  • 引き継ぎがすべて。連携がうまくいかないと完全分業の体制が裏目に出る
  • チームメンバーそれぞれが協力しないとそもそも成り立たない

おそらくこんな感じです。分業体制でスムーズに進めるには、どう協力体制を作るか、そのためにはいかに業務の工数をより少なくし、かつより密度の濃い社内コミュニケーションをするか、がポイントだと思っています。

そのためにグラウンドでは、活用しているツールをまずは整備しました。

それが次です。

ツールの活用

すべては、よりよく分業での業務にあたるため。ツールを利用しているのは、社内コミュニケーション・情報共有を円滑にするため。これがすべてです。

この基準でツールは選んでいます。2019年12月に社員が1人増えて、僕を入れて総勢4人になりましたが、使用してるツールはそれほど変化はありません。

  • 社内の連絡・書類データのやりとりはChatwork(チャットツール)でやりとりする
  • Googleドライブでファイル共有(名刺・保管書類)
  • メールはGmailに統一(G Suiteを活用)
  • Googleカレンダーでスケジュールの共有・把握
  • FAXはeFaxへ変更(どこからでもFAXの送受信が可能)
  • 問い合わせのLINEにMAツールを導入(問い合わせ後の返信の自動化を目指しています)
こんなイメージ

一般的な不動産会社とちがう(だろう)点は、

  • 紙をほとんど印刷しない(確認だけだったらPDFで)
  • 書類、ファイルの一括クラウド保存・管理
  • 社員間で電話をほとんどしない(チャットでやりとり)
  • 各メンバーの予定はGoogleカレンダーで共有・確認
  • できるだけクラウドの活用(データは共有のGoogleドライブとアナログの両方で保存)
  • 反響の一括管理・一括返信(最短で5分で最初の返信をしています)

社内外ともに、コミュニケーションツールはChatworkがメインです。

紙を印刷しないのは、できるだけモノを減らしたい(デスクの上の書類とか)という気持ちが強いのかもしれません。ちなみに、一人ひとり個別のデスクはなく、フリーアドレス デスク (といっても座る場所はほぼ決まっている)を採用しています。

業務場所の自由化

業務場所も考えています。

上記のツールを利用して業務にあたると、PCがあればどこでも仕事ができるようになります。PCどころかスマホだけで仕事できるような気もしてます。FAXの確認のためだけに会社に来なくてもいいし、ちょっとしたファイルのやりとりのためにメールを使わなくてもいいですし(チャットで送る)。

PCがあればどこでも仕事ができるため、グラウンドでは出社義務はありません。在宅で業務にあたることも可能です。

シーズンになると室田は朝サーフィンしてから出社してきます。和歌山だったり、三重だったりするみたいですが、サーフィン後そのまま海辺のスターバックスで書類を作成→出社、というのもよくありますが、もちろんぜんぜんいいです(なんておしゃれな生活してるんだ)。

出社義務はないとはいえ、なんだかんだ全員ほぼ毎日出社します。もちろん各自の予定によって直行・直帰で誰とも顔を合わさない日もありますが、そんな日もチャットでやりとりは頻繁にあります。

ちなみに服装も自由です。書類作成のみで社外の誰にも会わない日私服で出勤する社員もいます(もちろんぜんぜんいい)。夏場はみんなTシャツ、ていう日もあります。

業務時間の制限

最後に業務時間について。

多くの不動産会社がそうであるように、弊社も不動産会社なので長時間勤務をしてしまいがちです。そこで2018年の室田・田中の入社を機に、労働契約書内容の改訂を行いました。

一番大きなルールは、毎月の総労働時間の上限を設定し、一定の時間以上は働くことはできないことです。 出社義務はないので、在宅での仕事もカフェでの仕事もコワーキングでの仕事ももちろんすべて労働時間にカウントします。在宅勤務などでの労働時間は自己申告です。

ちなみに、 グラウンドでは入社に際して労働契約書の締結(あたりまえですが)、各契約条文の説明、勤務時間の共有をしています。

健全な勤務環境がトラブルのない不動産取引の完遂を可能にすると考えています。

日々の勤務ですが、 12時に出勤してもいいし、15時に退社してもいいです。出勤してから、しれっとサボりに行くのではなく、15時に退社して問題ありません。実際、仕事中に2時間休みを取って、美容院に行く社員もいます(ぜんぜんいい!)。

まとめ

いろいろ書きましたが、すべては限られた時間と限られた人数でどう仕事をするか。この目的のためだけです。

社長の僕としては、上記に「利益を最大化する」という目的が追加されます。

そのために日々試行錯誤しています。長らくひとり社長をしてきた身には、社内体制づくり自体が初めてのことばかりで戸惑うこともありますが、そんな毎日も楽しいです。

この記事で書いている内容は、不動産業界ではあまり例をみません(他業界ではあたりまえのことも多いと思いますが)。なかなか同業界にモデルケースになる会社が見つけられない中、自分だったらこんな不動産会社で働きたいな、を基準に可能な限り働きやすい環境を作れたらと考えています。

この記事を書いた人

鈴木 宏治

株式会社グラウンド代表取締役。ゼロ仲介 / ゼロ仲介チャンネル / かうまえブログ / 売る仲介とかやってます。漫才とHIPHOPとうどんが好きです。