グラウンドの社内体制・使用しているツール

こんにちは。株式会社グラウンドの鈴木です。

弊社は2019年12月より4人になりました(鈴木を含む)。それに伴い、社内体制・使用しているツールを若干変更しました。
今回はグラウンドの社内の体制・使用しているツールについて書きます。

弊社、こんな社内体制・こんなツールを使っています。

社内業務の完全分業化

まずは社内体制。 グラウンドは業務を完全分業化しています。僕を入れて4人いますが、業務内容は全員ちがいます。

例えばお客様への対応ですが、一般的な不動産会社とはまったくちがいます。弊社では、お客様⇔各営業マンの個別の対応ではありません。

不動産仲介会社は、ひとりのお客様をひとりの営業マンが最初から最後まで対応する、というのが一般的ですが、弊社は1人のお客様を会社全体で対応しています。

たとえば、この4段階を分業しています。

  1. 集客
  2. 問い合わせ対応
  3. 案内・書類作成
  4. 売買契約・住宅ローン手続き・決済(お引き渡し)

業務を分解して、各ジャンルのエキスパートが連携する、と言うイメージです。 この1年6ヶ月この体制でやってきての感想を書きます。

メリット

  • 各営業マン個別の対応ではないので、会社全体で業務をチェックできる(ミス・放置がなくなる)
  • 適材適所で仕事ができる。得意なことでそれぞれ貢献できる。

デメリット

  • 引き継ぎがすべて。連携がうまくいかないと完全分業の体制が裏目に出る
  • チームメンバーそれぞれが協力しないとそもそも成り立たない

おそらくこんな感じです。

どう協力体制を作るか、そのためにはいかに工数少なく、より密度の濃い社内コミュニケーションをするか、がポイントだと思っています。
そのためにグラウンドでは、活用しているツールをまずは整備しました。

それが次。

ツールの活用

すべては、よりよく業務にあたるため。ツールを利用しているのは、社内コミュニケーション・情報共有を円滑にするため。これがすべてです。
この基準でツールは選んでいます。

社員が1人増えて、総勢4人になりましたが、使用してるツールはそれほど変化はありません。

  • 社内の連絡・書類データのやりとりはChatwork(チャットツール)でやりとりする
  • Googleドライブでファイル共有(名刺・保管書類)
  • メールはGmailに統一(G Suiteを活用)
  • Googleカレンダーでスケジュールの共有・把握
  • FAXはeFaxへ変更(どこからでもFAXの送受信が可能)
  • 問い合わせのLINEにMAツールを導入(問い合わせ後の返信の自動化を目指しています)
こんなイメージ

一般的な不動産会社とちがうだろう点は、

  • 紙をほとんど印刷しない(確認だけだったらPDFで)
  • 書類、ファイルの一括クラウド保存・管理
  • 社内電話をほとんどしない(チャットでやりとり)
  • 各メンバーの予定はGoogleカレンダーで共有・確認
  • できるだけクラウドの活用(データは共有のGoogleドライブとアナログの両方で保存)

社内外ともに、コミュニケーションツールはChatworkがメインです。

紙を印刷しないのは、できるだけモノを減らしたい(デスクの上の書類とか)という気持ちが強いのかもしれません。
ちなみに、一人ひとり個別のデスクはなく、フリーアドレス(といっても座る場所はほぼ決まっている)デスクを採用しています。

業務場所の自由化

上記のツールを利用して業務にあたると、PCがあればどこでも仕事が出来るようになります。PCどころかスマホだけで仕事できるような気もしてます。

FAXの確認のためだけに会社に来なくてもいいし、ちょっとしたファイルのやりとりのためにメールを使わなくてもいいですし(チャットで送る)。

PCがあればどこでも仕事ができるため、グラウンドでは出社義務はありません。在宅で業務にあたることも可能です。

シーズンになると室田は朝サーフィンしてから出社してきます。サーフィン後そのまま書類を和歌山のスターバックスで作成→出社、というのもよくありますが、もちろんぜんぜんいいです。

出社義務はないとはいえ、全員ほぼ毎日出社します。もちろん予定によっては直行・直帰で誰とも顔を合わさない日もありますが、そんな日もチャットでやりとりは頻繁にあります。

ちなみに服装も自由です。書類を作成するだけの日は私服での出勤の社員もいます。夏場はみんなTシャツ、ていう日もありました。

業務時間の制限

多くの不動産会社がそうであるように、弊社も不動産会社なので長時間勤務をしてしまいがち。そこで2018年の室田・田中の入社を機に、労働契約書内容の改訂を行いました。

一番大きなルールでは、毎月の総労働時間の上限を設定し、一定の時間以上は働くことはできません。 出社義務はないので、在宅での仕事もカフェでの仕事もコワーキングでの仕事ももちろんすべてカウント。 グラウンドでは、入社に際しての労働契約書の締結、各契約条文の説明、勤務時間の共有をしています。

健全な勤務環境がトラブルのない不動産取引の完遂に影響を与えると考えています。

15時に退社してもいいし、12時に出勤してもいいです。出勤してから、しれっとサボりに行くのではなく、15時に退社して問題ありません。 実際、仕事中に美容院に行く社員もいます(ぜんぜんいい!)

まとめ

いろいろ書きましたが、すべては限られた時間と限られた人数でどう仕事をするか。これだけです。

会社の社長の僕としては、さらに「利益を最大化する」という目的が追加されます。

そのために日々試行錯誤しています。長らくひとり社長をしてきた身には、社内体制づくり自体が初めてのことばかりで戸惑うこともありますが、あとから振り返ると。

この記事で書いている内容は、不動産業以外では当たり前のこともたくさんありますが(たぶんweb業界では全部あたりまえ)、自分だったらこんな不動産会社で働きたいな、を絶賛腐心中。日々試行錯誤中です。

この記事を書いた人